Matriz RACI: como definir quem faz, quem aprova e quem só precisa saber

O contrato do fornecedor ficou três semanas parado. O jurídico achava que o financeiro ia mandar; o financeiro esperava a aprovação de compras; compras achava que já tinha resolvido. Todo mundo estava envolvido, e ninguém era o dono.

A matriz RACI existe para isso. Em uma tabela simples, ela diz para cada tarefa quem faz, quem decide, quem precisa opinar e quem só precisa ficar sabendo. Este artigo explica os quatro papéis, mostra uma matriz preenchida e traz um modelo para copiar.

O que é a matriz RACI

É uma tabela com as tarefas nas linhas e as pessoas, ou áreas, nas colunas. Em cada célula vai uma letra: R, A, C ou I. O nome vem das iniciais dos papéis em inglês: responsible, accountable, consulted e informed.

Ela é velha conhecida da gestão de projetos, mas serve para qualquer trabalho que passa por várias mãos: um processo de compra, um evento, o fechamento do mês. O que ela resolve não é a falta de gente trabalhando; é a dúvida sobre quem responde por cada coisa.

Os quatro papéis

A diferença que mais confunde é entre R e A. O R faz; o A responde pelo resultado. Em tarefa pequena, os dois podem ser a mesma pessoa, e aparece "R, A" na célula. O que não pode é ter dois A na mesma linha: aí ninguém decide, porque cada um espera o outro.

A outra dupla é C e I. O consultado fala antes, e a opinião dele muda o trabalho; o informado fica sabendo depois, e não precisa ser chamado para nada. Quem marca todo mundo como C transforma cada tarefa numa reunião.

Exemplo: contratar um fornecedor de limpeza

O administrativo vai trocar a empresa de limpeza. O processo passa por cinco áreas, e a matriz fica assim:

Lida por linha, a matriz mostra que cada tarefa tem um A, e só um. Lida por coluna, mostra a carga de cada área: o jurídico só aparece em duas linhas, a diretoria aprova e assina, e o administrativo abre e fecha o processo. Célula vazia é de propósito: quer dizer que aquela área não participa daquela tarefa.

Repare também que o A não é sempre o cargo mais alto. Na cotação, quem responde é compras, não a diretoria. O A é quem responde por aquela entrega, não por todas.

Como montar em cinco passos

1. Liste as tarefas ou entregas. Cada uma começa com um verbo: "cotar três fornecedores", não "fornecedores". De cinco a quinze linhas costuma bastar;
2. Liste as pessoas ou áreas nas colunas. Quando der, use nomes: área com várias pessoas dilui o R;
3. Defina o A de cada linha primeiro. A pergunta é: se der errado, quem responde? Essa pessoa é o A;
4. Preencha o R, depois o C e o I. Com parcimônia: só é C quem muda o trabalho com a opinião, e só é I quem precisa mesmo saber;
5. Confira e mostre. Cada linha precisa de um A e de pelo menos um R. Coluna cheia de R pode ser sinal de sobrecarga. Depois, mostre a matriz para quem está nela: RACI que só quem montou conhece não serve.

Modelo de matriz RACI para copiar

Cole numa planilha ou num documento e troque os nomes. A conferência no fim é a parte que mais evita problema.

MATRIZ RACI

Projeto ou processo: [nome]
Atualizada em: [dd/mm]

R = Responsável (faz)
A = Aprovador (responde e decide; um só por tarefa)
C = Consultado (opina antes)
I = Informado (fica sabendo depois)

Tarefa               | [Pessoa 1] | [Pessoa 2] | [Pessoa 3] | [Pessoa 4]
[verbo + objeto]     | R, A       | C          |            | I
[verbo + objeto]     | C          | R          | A          |
[verbo + objeto]     |            | R          | C          | A

Conferência:
[ ] Cada tarefa tem um A, e só um
[ ] Cada tarefa tem pelo menos um R
[ ] Ninguém está como C em quase tudo
[ ] Todo mundo que está na matriz sabe disso

Erros comuns

• Dois A na mesma linha. Quando dois aprovam, cada um espera o outro. Se a decisão é mesmo conjunta, escolha quem dá a palavra final;
• Linha sem R. Tarefa com aprovador e sem quem faça fica bonita na tabela e parada na vida real;
• C demais. Cada consultado é uma conversa a mais antes de andar. Pergunte se a opinião daquela pessoa muda o resultado;
• Confundir A com hierarquia. O chefe não precisa ser o A de tudo. Quanto mais coisas ele aprova, mais o processo espera por ele;
• Matriz feita e guardada. A RACI só funciona se as pessoas souberem que estão nela, e em qual letra.

Quando vale a pena

A RACI rende mais em processos que passam por várias áreas, em projetos com muita gente e depois de um "achei que era com você" que custou caro. Para tarefa de uma pessoa só, é burocracia.

Ela também conversa com as outras ferramentas do blog. O 5W2H diz o que fazer em cada ação; a RACI diz o papel de cada pessoa nelas; o cronograma diz quando. E quando os pedidos vêm de vários gestores ao mesmo tempo, a matriz ajuda a mostrar quem decide o quê, assunto do artigo sobre trabalhar para vários chefes.

Onde o Pra Ontem entra

O Pra Ontem não monta matriz RACI. Ele entra nas linhas em que o R é você: o pedido chega por mensagem, e-mail ou no corredor, e precisa virar uma demanda com prazo e com quem pediu, que muitas vezes é o próprio A daquela tarefa.

E quando a tarefa para porque espera a opinião de um C ou a aprovação de um A, ela vai para a coluna Travou do quadro. Ali fica a lista de quem você precisa cobrar, sem depender da memória.

Resumindo

• A matriz RACI diz, para cada tarefa, quem faz (R), quem responde (A), quem opina antes (C) e quem fica sabendo depois (I);
• R faz, A responde: podem ser a mesma pessoa, mas nunca dois A na mesma linha;
• C fala antes e muda o trabalho; I só recebe o aviso;
• Monte definindo o A de cada linha primeiro, e use nomes em vez de áreas quando der;
• Confira: um A e pelo menos um R por linha, e cuidado com coluna cheia de R;
• Mostre a matriz para quem está nela; guardada, ela não resolve nada.