Comer o sapo: como começar o dia pela tarefa que você mais adia (e quando não fazer isso)

Sempre tem uma tarefa que vai para "depois do almoço": a ligação difícil, o relatório que começa do zero, a resposta para o cliente que reclamou. Ela vai para a tarde, depois para amanhã, e passa o dia inteiro pesando no fundo da cabeça, enquanto você resolve vinte coisas menores.

Comer o sapo é a técnica mais simples que existe para essa tarefa específica: fazer ela primeiro. Este artigo explica como escolher o sapo do dia, mostra uma manhã com ele e, como em todo método, diz quando ele não é a melhor ideia.

O que é comer o sapo

É escolher, na véspera ou logo cedo, a tarefa importante que você mais está adiando, o sapo, e fazer ela antes de qualquer outra coisa. Antes de abrir o e-mail, antes do WhatsApp, antes das tarefas pequenas que dão a sensação de produtividade.

Um sapo por dia. Não é uma lista de prioridades, é uma decisão só: o que vai ser feito primeiro, aconteça o que acontecer depois.

De onde vem a frase

A técnica ficou conhecida com o livro Eat That Frog!, de Brian Tracy, lançado em 2001 e publicado no Brasil como Comece pelo mais difícil. A ideia é que, se o seu trabalho é comer um sapo vivo, é melhor fazer isso logo de manhã: o resto do dia não tem como ser pior.

A frase do sapo costuma ser atribuída a Mark Twain, mas não há registro de que ele tenha dito isso. O site Quote Investigator rastreia a ideia até o escritor francês Nicolas Chamfort, nos anos 1790, e a atribuição a Twain só aparece em 1988, décadas depois da morte dele.

Por que funciona

• A primeira hora costuma ser a mais livre. Para muita gente, é antes das reuniões e da enxurrada de mensagens. Gastar essa hora em e-mail é trocar o melhor tempo do dia pelo trabalho que menos precisa dele;
• O dia ainda não foi sequestrado. Depois que a caixa de entrada abre, a ordem do dia passa a ser a urgência dos outros;
• Adiar também cansa. A tarefa adiada não some: ela fica voltando ao pensamento o dia inteiro. Feita cedo, ela para de ocupar espaço;
• O resto parece fácil. Depois do sapo, as tarefas que sobram são, por definição, mais leves.

Como escolher o sapo

Sapo não é qualquer tarefa difícil. Ele precisa cumprir quatro condições: é importante (tem consequência se não for feito), você está adiando, cabe em uma manhã e depende só de você para começar. Alguns exemplos:

Tarefa chata e sem importância não é sapo, é só chata. E tarefa rápida também não: o que se resolve em dois minutos se faz na hora, como no método GTD, sem virar o evento da manhã.

Uma manhã com sapo

O sapo funciona melhor quando a escolha já está feita antes do dia começar. Assim:

O detalhe de deixar o arquivo aberto na véspera parece pequeno, mas tira a desculpa mais comum para não começar: procurar onde estava. E o e-mail fechado não é radicalismo, é só adiar em uma hora e meia uma coisa que, na maioria dos dias, pode esperar uma hora e meia.

E se o sapo for grande demais

Às vezes a tarefa que você mais adia é um projeto inteiro: a proposta da diretoria, o relatório anual. Aí o sapo do dia não é ela inteira, é o primeiro pedaço concreto: levantar os números, escrever o índice, fazer a primeira versão feia.

O que trava, quase sempre, é começar. Um pedaço de manhã por dia, começado sempre no mesmo horário, termina coisas que ficariam meses na lista esperando "um dia livre".

Quando não começar pelo sapo

• Quando chega uma urgência de verdade. Cliente parado, prazo hoje cedo, problema que trava outras pessoas: isso vem antes, e o sapo vai para o primeiro horário livre;
• Quando seu melhor horário não é de manhã. O princípio é fazer a tarefa mais pesada no seu horário de mais energia e menos interrupção. Se esse horário é às 15h, o sapo é às 15h;
• Quando o sapo depende de alguém que só chega às 10h. Escolha outro sapo para a primeira hora, ou use ela para preparar o que vai precisar;
• Quando o trabalho é de atendimento. Em balcão, suporte ou recepção, a manhã é dos outros. Reserve outro bloco, protegido, para o sapo;
• Quando todo dia é sapo. Se a lista inteira é de tarefas que você teme, o problema não é técnica, é carga. O artigo sobre sobrecarga no trabalho administrativo trata disso.

O sapo também combina com outros métodos. Na matriz de Eisenhower, ele costuma morar no quadrante do importante e não urgente, justamente o que mais se adia. Na regra 1-3-5, dos métodos de priorização, ele é a tarefa grande do dia.

Onde o Pra Ontem entra

A parte difícil do sapo é escolher, e escolher bem exige ver tudo o que está na fila. Ao abrir o Pra Ontem, a análise do dia mostra o que atrasou, o que vence hoje e pede para você escolher até três demandas como foco. O sapo é a primeira das três.

E a demanda que está atrasada há dias, empurrada de um dia para o outro, quase sempre é um sapo. A análise do dia coloca ela na sua frente logo cedo, com uma pergunta simples: adiar de novo, concluir ou tirar da frente.

Resumindo

• Comer o sapo é fazer primeiro a tarefa importante que você mais está adiando;
• A técnica foi popularizada por Brian Tracy em 2001; a frase atribuída a Mark Twain não tem registro;
• Sapo é importante, adiado, cabe numa manhã e depende só de você; chato e sem importância não conta;
• Escolha na véspera, deixe o arquivo aberto e comece antes de abrir o e-mail;
• Sapo grande vira um pedaço por dia;
• Urgência de verdade vem antes, e seu melhor horário pode não ser de manhã.