Métodos de priorização de tarefas: 1-3-5, ABCDE, Ivy Lee e MoSCoW, e qual usar

Quando se fala em priorizar tarefas, quase todo texto chega na matriz de Eisenhower. Ela é boa, mas é uma entre várias, e responde a uma pergunta específica: o que é urgente e o que é importante.

Nem sempre essa é a sua dúvida. Às vezes a dúvida é quanto cabe no dia. Às vezes é qual fazer primeiro entre cinco coisas igualmente importantes. Às vezes é o que vai ficar de fora de uma entrega. Cada método abaixo foi feito para uma dessas perguntas, e usar o método errado para a sua é o motivo mais comum de largar qualquer um deles na segunda semana.

Antes de escolher: qual pergunta você precisa responder

• "Quanto cabe no meu dia?" Regra 1-3-5;
• "Qual destas faço primeiro?" Método Ivy Lee ou ABCDE;
• "O que acontece se eu não fizer isto?" Método ABCDE;
• "O que fica de fora desta entrega?" MoSCoW;
• "Isto é urgente ou só parece?" Matriz de Eisenhower.

Guarde essa lista. O resto do artigo é cada método por dentro, com um exemplo de rotina administrativa e o ponto em que ele falha.

Regra 1-3-5: quanto cabe no dia

A regra é aritmética: num dia de trabalho cabem 1 tarefa grande, 3 médias e 5 pequenas. Nove itens no total. Você escolhe os nove de manhã, ou na véspera, e o resto não entra.

Um dia de administrativo financeiro, por exemplo:

• Grande: fechar a conciliação bancária do mês;
• Médias: cotar três fornecedores de material de escritório, montar o relatório de despesas de viagem, responder o questionário da auditoria;
• Pequenas: emitir duas notas, agendar a reunião de quinta, conferir um boleto, atualizar o cadastro de um cliente, arquivar os comprovantes da semana.

Para que serve: quem sempre termina o dia com a sensação de não ter feito nada geralmente superestima o que cabe. A regra impõe um teto antes de começar.

Onde falha: ela supõe que você decide o dia de manhã e ele fica decidido. Em trabalho reativo, os pedidos continuam chegando até as 18h. A adaptação que funciona é reservar vagas em branco: planeje 1 grande, 2 médias e 3 pequenas, e deixe uma média e duas pequenas para o que chegar durante o dia.

Método ABCDE: o que acontece se eu não fizer

Popularizado por Brian Tracy no livro Comece pelo mais difícil, o método classifica cada tarefa pela consequência de não fazê-la:

• A: consequência séria. Multa, cliente perdido, pagamento que não sai;
• B: consequência leve. Alguém fica incomodado, mas nada quebra;
• C: nenhuma consequência. Seria bom fazer, e só;
• D: pode ser delegada;
• E: pode ser eliminada.

Dentro de cada letra, você numera: A1, A2, A3. A regra de ouro é não começar nenhum B enquanto houver A pendente.

Para que serve: a pergunta "o que acontece se eu não fizer?" é a mais útil de toda a priorização, e o ABCDE obriga a fazê-la para cada item. Ele também é o único dos quatro que trata explicitamente de delegar e de eliminar.

Onde falha: quando os pedidos vêm de chefes, tudo tende a virar A, porque desagradar quem pediu parece consequência séria. O remédio é medir a consequência pelo efeito no trabalho, não pelo humor de quem pediu. Um relatório que atrasa um dia e ninguém lê até sexta é B, mesmo que o pedido tenha vindo em caixa alta.

Método Ivy Lee: qual faço primeiro

É o mais antigo da lista. Diz a história que, por volta de 1918, o consultor Ivy Lee o ensinou aos executivos da Bethlehem Steel, e que o presidente da empresa, Charles Schwab, depois de três meses de uso, pagou a ele US$ 25 mil pela ideia. O método cabe em quatro passos:

1. No fim do dia, anote as seis tarefas mais importantes para amanhã. Não mais que seis;
2. Ordene as seis pela importância real;
3. Amanhã, comece pela primeira e só passe para a segunda quando terminar;
4. O que sobrar vai para a lista do dia seguinte, que você monta de novo no fim da tarde.

Para que serve: a decisão acontece na véspera, com a cabeça no assunto, e não às 8h, quando o primeiro e-mail já decidiu por você. De manhã não há o que pensar: é abrir a lista e começar pelo item 1.

Onde falha: o "só passe para a segunda quando terminar" não sobrevive a um escritório. Um pedido do diretor às 10h não espera o item 1 acabar. A adaptação: quando for interrompido, anote em uma linha onde parou no item atual antes de trocar. Voltar a ele custa minutos em vez de meia hora.

MoSCoW: o que fica de fora

Criado por Dai Clegg na Oracle, em 1994, para projetos de software. O nome vem das iniciais em inglês:

• Must have: sem isto, a entrega não existe;
• Should have: importante, mas a entrega sai sem;
• Could have: se sobrar tempo;
• Won't have (desta vez): está combinado que não entra.

Para que serve: não é para organizar o dia, é para organizar uma entrega com prazo fixo. A mudança de sistema de ponto, a organização de um evento, a preparação para uma auditoria. O valor está no último grupo: dizer por escrito, e antes, o que não vai ser feito evita a discussão na véspera do prazo.

Onde falha: aplicado à lista do dia, vira burocracia. Classificar em quatro grupos um pedido de "emitir a nota do cliente X" não acrescenta nada.

Qual combina com o trabalho que chega por mensagem

Se o seu trabalho é majoritariamente reativo, com pedidos de várias pessoas chegando por WhatsApp, e-mail e de viva voz ao longo do dia, a combinação que costuma se sustentar é esta:

1. Na véspera, Ivy Lee com vagas: quatro tarefas ordenadas em vez de seis, porque as outras duas vagas serão ocupadas pelo que chegar;
2. Durante o dia, a pergunta do ABCDE: cada pedido novo passa por "o que acontece se ficar para amanhã?". Se a resposta for séria, ele entra hoje e empurra o último da lista. Se não for, vai para a lista de amanhã;
3. MoSCoW só quando houver um projeto com data, e nunca para a rotina.

A regra 1-3-5 funciona melhor como diagnóstico: se você planeja 20 itens por dia e termina 8, ela mostra o tamanho real da sua capacidade.

Quando os pedidos que disputam o mesmo horário vêm de pessoas diferentes, nenhum método resolve sozinho, porque a decisão não é sua. Esse caso tem um artigo próprio: trabalhar para vários chefes.

O erro comum a todos os métodos

Nenhum deles funciona com lista incompleta. Se metade dos pedidos está no WhatsApp, um quarto na caixa de entrada e o resto na memória, o método ordena com perfeição a metade errada da fila, e a tarefa que estoura às 17h é justamente a que nunca entrou na lista.

Por isso a ordem certa é capturar primeiro e priorizar depois. O artigo sobre como priorizar tarefas quando tudo é urgente começa exatamente por aí.

O segundo erro é trocar de método a cada semana. Qualquer um deles leva umas duas semanas para virar hábito, e a troca reinicia essa contagem.

Onde o Pra Ontem entra

O Pra Ontem cuida da parte que vem antes de qualquer método: fazer o pedido entrar na lista. Você cola a mensagem ou grava um áudio e a IA devolve a demanda com o que fazer, o prazo, a prioridade sugerida e quem pediu.

A prioridade sugerida é um ponto de partida, não uma decisão: você ajusta com o critério que preferir, seja a pergunta do ABCDE ou a ordem da sua lista da véspera. A lista fica ordenada por prioridade e também pode ser vista em quadro Kanban.

Priorizar é a terceira das quatro etapas de um processo de trabalho; as outras estão no guia de como organizar as tarefas do trabalho. A versão diária de tudo isso está em como planejar o dia de trabalho.

Resumindo

• Cada método responde a uma pergunta: 1-3-5 é quanto cabe, Ivy Lee é o que vem primeiro, ABCDE é a consequência, MoSCoW é o que fica de fora;
• Regra 1-3-5: uma grande, três médias, cinco pequenas. Em trabalho reativo, deixe vagas em branco;
• ABCDE: não comece B com A pendente, e meça a consequência pelo trabalho, não pelo tom de quem pediu;
• Ivy Lee: seis tarefas ordenadas na véspera, uma de cada vez;
• MoSCoW é para entregas com prazo, não para a lista do dia;
• Nenhum método funciona com lista incompleta: capture antes de priorizar.